Võrumaa Keskraamatukogu isikuandmete töötlemise tingimused

1. Üldsätted

1.1. Vastutava töötleja nimi ja aadress
Vastutav töötleja isikuandmete kaitset reguleerivate õigusaktide tähenduses on Võrumaa Keskraamatukogu (edaspidi Raamatukogu),
Aadress: Jüri 54, Võru linn, Võrumaa, e-post: See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud., telefon +372 782 0157, registrikood 75020003

1.2. Raamatukogu juhindub isikuandmete töötlemisel valdkonda reguleerivatest õigusnormidest ning Andmekaitse Inspektsiooni juhistest.

1.3. Isikuandmeteks loetakse kõiki andmeid tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta, mis väljendavad isiku füüsilisi, psüühilisi, füsioloogilisi, majanduslikke, kultuurilisi või sotsiaalseid omadusi, suhteid ja kuuluvust. Isikuandmete töötlemiseks on iga isikuandmetega tehtav toiming nagu kogumine, kasutamine, edastamine, salvestamine, korrastamine, säilitamine, muutmine, avalikustamine, kustutamine, andmetele juurdepääsu võimaldamine, päringute ja väljavõtete tegemine. Andmesubjektiks on füüsiline isik, kelle isikuandmeid töödeldakse.

1.4. Raamatukogu töötleb isikuandmeid ainult siis, kui selleks on õiguslik alus.
Raamatukogu töötleb andmeid üldjuhul õigusaktidest tuleneva avaliku ülesande täitmiseks, juriidilise kohustuse täitmiseks, eluliste huvide kaitseks või andmesubjektiga sõlmitud lepingu täitmiseks. Kui isikuandmeid ei töödelda eelnimetatud alustel, küsib Raamatukogu andmesubjektilt nõusoleku isikuandmete töötlemiseks. Raamatukogu teavitab andmesubjekti isikuandmete töötlemise tingimustest.

1.5. Raamatukogu töötleb isikuandmeid eelkõige järgmistel eesmärkidel: lugeja tuvastamiseks; avalike teenuste osutamiseks, sh andmebaaside ning raamatukogu seadmete ja vahendite kasutamise võimaldamiseks ning kasutajate kontode haldamiseks, infopäringutele vastamiseks ja broneeringute haldamiseks, teavikute tagastamistähtpäeva möödumisel meeldetuletuste ja vajadusel ettekirjutuste saatmiseks ning võlgnevuste sissenõudmiseks, kaebuste ja otsuste vaidlustamise lahendamiseks; andmete statistiliseks analüüsiks, sh riigile ja linnale esitamiseks, teenuste kvaliteedi tagamiseks ja tõstmiseks ning teenuste arendamiseks; raamatukogu territooriumil sisekorra tagamiseks, raamatukogu vara väärkasutamise ennetamiseks ja kaitsmiseks, töötajate ja teiste teenusekasutajate turvalisuse tagamiseks; puuetega inimestele suunatud teenuste osutamiseks.

1.6. Kui Raamatukogu on nõuetekohase hindamise tulemusel leidnud, et isikuandmete töötlemise jätkamine mingil muul eesmärgil, kui see eesmärk mille saavutamiseks neid esmalt koguti, on põhjendatud, edastab ta andmesubjektile teabe isikuandmete töötlemise eesmärgi kohta.

1.7. Raamatukogu ei jaga isikuandmeid kolmandate isikutega, välja arvatud juhul, kui seda nõuavad õigusaktid, see on vajalik lugeja eluliste huvide kaitseks või on selleks olemas nõusolek. Raamatukogu võib isikuandmete töötlemiseks kasutada lepingupartnerit, kes töötleb isikuandmeid lepingus kokkulepitud tingimustel ja ulatuses (volitatud töötleja).

2. Isikuandmete töötlemine

2.1. Raamatukogu teenuste kasutamiseks on vajalik lugeja registreerimine. Lugejaks registreerimine on reguleeritud Raamatukogu kasutamise eeskirjaga. Lugejaks registreerimisel küsitakse ees-ja perekonnanime, isikukoodi, registrijärgse ja tegeliku elukoha aadressi, e-posti aadressi, telefoninumbrit vastavalt Rahvaraamatukogu seadusele ja Rahvaraamatukogu töökorralduse juhendile. Parima teenuse pakkumiseks küsitakse lisaks õppeasutust ja klassi/kursust. Alaealisele kojulaenutusteenuse osutamiseks küsitakse lapsevanema/eestkostja isikuandmeid ja kirjalikku nõusolekut. Lugeja vastutab esitatud andmete õigsuse eest.

2.2. Lugeja isikuandmeid saab Raamatukogu lugejalt. Eestkostetava isiku (lugeja) ja tema seadusliku esindaja isikuandmed saab Raamatukogu eestkostetava seaduslikult esindajalt.

2.3. Alla 16-aastase isiku ja tema seadusliku esindaja isikuandmed esitab raamatukogule vormikohasel nõusolekuvormil isiku seaduslik esindaja.

2.4. Raamatukogu veebilehe ja andmebaaside külastamisel isikuandmeid ei küsita.

2.5. Raamatukogu registreerib oma Võru linna ametiasutuse ja tema hallatavate asutuste dokumentide loetelus kõik Raamatukogu tegevuse käigus koostatud ja saadud dokumendid, mis võivad sisaldada isikuandmeid. Isikuandmeid võivad sisaldada isikute või asutuste poolt saadetud kirjad nagu avaldused, teabenõuded, järelepärimised jms.

2.6. Dokumendid, mis sisaldavad piiratud juurdepääsuga teavet, tunnistatakse seaduses toodud alustel asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.

2.7. Juurdepääsupiiranguga isikuandmeid sisaldavaid dokumente edastab Raamatukogu ainult sellistele kolmandatele isikutele, kellel esineb nende saamiseks seaduslik alus.

2.8. Isikuandmeid kasutatakse päringutele vastamiseks. Kui selleks tuleb teha järelepärimine kolmandatele isikule, avaldatakse isikuandmeid minimaalses mahus. Isiku kirjavahetusega tutvumiseks esitatud teabenõude korral otsustab Raamatukogu, arvestades kehtestatud nõudeid, kas dokumenti saab osaliselt või täielikult välja anda. Välja antavale dokumendile ei jäeta isiku kontaktandmeid. Muudel juhtudel sõltub juurdepääsu piiramine dokumendi sisust.

2.9. Raamatukogule adresseeritud pöördumised ja kirjad säilitatakse vastavalt Raamatukogu teabehalduse korrale ja kehtivate õigusaktide nõuetele. Säilitustähtaja ületanud dokumendid kustutatakse või hävitatakse.

2.10. Tööle kandideerimisega seotud dokumendid (näiteks kandideerimisavaldus koos lisatud dokumentidega) sisaldavad isikuandmeid. Raamatukogu töötleb kandidaadi järgmisi isikuandmeid: isiku ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendav dokument, e-posti aadress, telefoninumber ja postiaadress. Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärgiks on isiku tuvastamine ja temaga kontakteerumisvõimaluse loomine.

2.11. Muud andmed, mis on vajalikud tööle sobivuse ja pädevuse hindamiseks nagu andmed hariduse, töökogemus ja täiendõppe kohta.

2.12. Tööle kandideeriva isiku isikuandmed on juurdepääsupiiranguga info. Töökohale kandideerimise dokumentidega tutvuvad ainult töölevõtmist korraldavad isikud. Nimetatud dokumentides sisalduvaid isikuandmeid ei avaldata kolmandale isikule, v.a. õigusaktis ettenähtud erijuhtudel.

2.13. Raamatukogu eeldab, et isikuga, keda kandidaat on nimetanud enda soovitajana, võib suhelda ilma nõusolekut küsimata.

2.14. Äraütleva otsuse korral säilitab Raamatukogu kandideerimise dokumente 1 aasta otsuse tegemisest lugedes.

2.15. Raamatukogu töötleb õigusaktidest tulenevate kohustuste ning töölepingu täitmisel järgmisi Raamatukogu töötaja isikuandmeid:

2.15.1. töötaja ees- ja perekonnanimi, isikukood, isikut tõendav dokument, kontaktandmed (nagu postiaadress, e-post, telefoninumber);

2.15.2. töötaja finantsalased andmed (pangakonto töötasu maksmiseks);

2.15.3. töötaja perekondlikud andmed (alaealiste laste olemasolu); kaitseväekohustuslase registris olek;

2.15.4. töösuhtega seotud andmed nagu andmed töötaja kvalifikatsiooni ja täiendõppe kohta;

2.15.5. töötaja terviseseisundit puudutavad andmed nagu teave töövõimetuse, kutsehaiguse kohta, tervisekontrolli andmed jm.
Nimetatud isikuandmete töötlemise eesmärk on töölepingu täitmise tagamine.

2.16. Raamatukogu jäädvustab foto, audio- ja videomaterjalidel raamatukogu olulisemaid sündmusi ja üritusi.

2.17. Raamatukogu on foto-, audio- ja videomaterjalide jäädvustamisel tekkivate isikuandmete (nagu isiku kujutis, hääl jm.) vastutav töötleja.

2.18. Avalikus kohas nõuetekohaselt jäädvustatud heli- või pildimaterjali võib Raamatukogu ilma isiku nõusolekut küsimata kasutada infokandjatel avalikustamiseks.

2.19. Raamatukogu säilitab ajaloolis-kultuurilisest eesmärgist lähtudes fotosid, audio- ja videomaterjali tähtajatult.

2.20. Alla 18-aastaste isikute puhul andmete avaldamiseks (nt joonistus-või kirjutusvõistluse võidutöö koos nimega näitusele väljapanekuks, sh veebilehel ja sotsiaalmeedias) saab Raamatukogu nõusoleku lapsevanemalt või seaduslikult esindajalt.

3. Andmesubjekti õigused

3.1. Andmesubjektil on õigus:

3.1.1. saada teavet, millised tema või esindatava lapse isikuandmeid Raamatukogu töötleb ja tutvuda kogutud isikuandmetega. Samuti saada teavet selle kohta, kui kaua Raamatukogu andmeid säilitab ning kellele ja mis ulatuses avaldab. Õigust isikuandmetega tutvuda võivad piirata õigusaktid või teiste isikute privaatsuse tagamiseks seatud õigused;

3.1.2. nõuda, et Raamatukogu kustutaks isikuandmed, mille töötlemiseks puudub õiguslik alus (sh nõusoleku tagasivõtmine);

3.1.3. nõuda puudulike või ebaõigete isikuandmete parandamist või täiendamist, arvestades kehtivatest õigusaktidest tulenevaid piiranguid ja andmete töötlemisega seotud õigusi;

3.1.4. võtta igal ajal tagasi isikuandmete töötlemiseks antud nõusolek. Tagasivõtmine ei mõjuta enne nõusoleku tagasivõtnud andmetöötluse seaduslikkust. Nõusoleku tagasivõtmisel on õigus taotleda oma isikuandmete kustutamist. See õigus ei kohaldu, kui isikuandmeid, mida palutakse kustutada, töödeldakse lisaks ka muul õiguslikul alusel nagu juriidilise kohustuse või avaliku ülesande täitmiseks. Nõusoleku tagasivõtmiseks esitab andmesubjekt avalduse Raamatukogule. Raamatukogu lõpetab isikuandmete töötlemise viivitamatult pärast andmesubjekti nõusoleku tagasivõtmisest teada saamist;

3.1.5. esitada vastuväiteid oma isikuandmete töötlemisele ning nõuda Raamatukogult isikuandmete töötlemise piiramist seni, kuni kontrollitakse isikuandmete töötlemise kohta esitanud vastuväite põhjendatust, välja arvatud juhul, kui andmeid on vaja töödelda juriidilise kohustuste täitmiseks või avaliku huviga seotud ülesande täitmiseks;

3.1.6. õigus pöörduda oma õiguste kaitsmiseks pädeva asutuse poole. Kui andmesubjekt leiab, et andmete töötlemisel on rikutud tema või esindatava lapse õigusi, on tal õigus pöörduda õiguste kaitseks Andmekaitse Inspektsiooni (e-post See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud., tel 627 4135) või elu- või töökohajärgse pädeva järelevalveasutuse poole, samuti kohtusse.

3.2. Raamatukogu võib andmesubjekti päringu saamise korral paluda täpsustada isikuandmete töötlemise asjaolusid. Päringule vastab Raamatukogu 30 päeva jooksul. Kui selgub, et päringule vastamiseks on vaja lisaaega arvestades päringule vastamise keerukust ja taotletavate andmete mahtu, võib Raamatukogu pikendada vastamise tähtaega kuni 60 päeva võrra. Raamatukogu teavitab andmesubjekti vastamise tähtaja pikenemisest ja viivituse põhjustest 30 päeva jooksul alates päringu saamisest. Kui Raamatukogu keeldub päringule vastamisest, siis selgitab ta keeldumise aluseid ja põhjuseid. Töödeldavate isikuandmete koopia väljastatakse andmesubjektile tasuta. Lisakoopiate väljastamise eest võib Raamatukogu küsida mõistlikku tasu halduskulude katteks.

4. Turvameetmed

4.1. Raamatukogu peab isikuandmete kaitsmist väga oluliseks ning tagab kohalduva õiguse raames isikuandmete konfidentsiaalsuse. Raamatukogu kaitseb kogutud isikuandmeid lubamatu ja eesmärgita kasutamise, avalikuks tuleku või hävimise eest, rakendades selleks asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid.

4.2. Raamatukogus on juurdepääs isikuandmetele isikutel, kes vajavad neid andmeid oma tööülesannete täitmiseks. Andmete juurdepääsu omavad isikud on kohustatud isikuandmete töötlemisel täitma kõiki õigusaktidest tulenevaid andmekaitsereegleid ning kasutama turvameetmeid.

5. Isikuandmete avalikustamise põhimõtted

5.1. Isikuandmed on mõeldud Raamatukogusiseseks kasutamiseks.

5.2. Raamatukogu ei avalikusta isikuandmeid, kui seda ei kohusta õigusakt.

5.3. Raamatukogu töökorraldusega rakendatakse meetmed, et isikuandmete töötlemisel riivataks võimalikult vähe isiku eraelu puutumatust.

5.4. Isikuandmeid sisaldava dokumendi väljastamisel kolmandale isikule muudetakse dokumendis sisalduvad isikuandmed loetamatuks, välja arvatud juhul, kui andmed väljastatakse isikule, kellel on õigusaktist tulenev õigus neid välja nõuda.

6. Andmete säilitamine

6.1. Raamatukogu ei kasuta ega säilita isikuandmeid kauem, kui on vajalik õigusaktist tuleneva ülesande täitmiseks või lepingu täitmiseks.

6.2. Raamatukogu säilitab andmeid:

6.2.1. dokumendi seadusest tuleneva säilitustähtaja möödumiseni või

6.2.2. raamatukogu asjaajamise korras sätestatud tähtaja möödumiseni või

6.2.3. seadusest tuleneva ülesande täitmiseks vajaliku aja möödumiseni või

6.2.4. seadusest tuleneva nõude aegumistähtaja möödumiseni või

6.2.5. poolte kokkuleppe täitmiseks vajaliku aja möödumiseni.

6.3. Arhiiviväärtust mitteomavaid andmeid töötleb Raamatukogu säilitustähtaja möödumiseni.

7. Andmekaitsespetsialisti ja andmekaitse kontaktisik

7.1. Võru linna andmekaitsespetsialistiga saab ühendust võtta e-posti aadressil See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.
Andmekaitsespetsialist koordineerib andmekaitsenõuete täitmist Võru linna asutustes.

7.2. Kõigi isikuandmete töötlemise ja andmesubjekti õigustega seotud küsimustega on andmekaitsesubjektil võimalik pöörduda Raamatukogu andmekaitse kontaktisiku poole e-posti aadressil See e-posti aadress on spämmirobotite eest kaitstud. Selle nägemiseks peab su veebilehitsejas olema JavaSkript sisse lülitatud.